Ведение делового досье

Константин Харский

Ведение делового досье

Определение понятия.

Сначала сверимся со словарями. Они говорят, что «досье» (от франц. dossier дело) обозначает собрание документов, относящихся к какому либо делу, лицу, а также папка с такими документами. Фактически приказ о приеме на работу, характеристика и автобиография сотрудника – это уже досье. Но когда мы слышим это слово, то перед глазами встают шпионы, длинные ряды запыленных полок с папками, прослушивающие устройства и детектор лжи. В реальности, как это часто бывает, все гораздо прозаичнее. В папку-досье, аккуратно подшиваются приказы и распоряжения связанные с сотрудником, его объяснительные и другая информация. Решение о ведении досье обычно принимается владельцем, руководителем компании. Иногда инициатором выступает начальник кадровой службы или службы безопасности. У всех этих должностных лиц свое представление о том, что и как должно быть учтено в досье. Единых норм пока нет, и этой статьей мы хотим внести некоторую определенность, пригласить к диалогу и обмену мнениями.

Этические и правовые аспекты ведения и использования досье В настоящее время прямое законодательное регулирование всего комплекса вопросов связанного с ведением и использованием персональных досье отсутствует. И вероятно не скоро появится – у законодателей работы и без того хватает. В такой ситуации действует правило: разрешено все, что не запрещено.

Посмотрим, какие ограничения накладывает действующая Конституция РФ. В частности статья 21, говорит о том, что «Достоинство личности охраняется государством. Ничто не может быть основанием для его умаления». И далее «Никто не должен подвергаться пыткам, насилию, другому жестокому или унижающему человеческое достоинство обращению или наказанию. Никто не может быть без добровольного согласия подвергнут медицинским, научным или иным опытам». Таким образом, если досье не умаляет достоинство личности – оно вполне законно. Однако нам интересно, если человек своим поведением втоптал в грязь свое достоинство и это зафиксировано в досье, то такое досье будет признано не правомерным?

Статья 22 Конституции России устанавливает, что «Каждый имеет право на свободу и личную неприкосновенность».

Статья 23 продолжает тему: «Каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Каждый имеет право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Ограничение этого права допускается только на основании судебного решения». Следовательно, для того чтобы досье было законным, следует большое внимание уделить используемым методам сбора информации.

Следующая, 24 статья самая важная для обсуждаемой темы, в ней говорится, что «Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом». В статье указан перечень должностных лиц, которые имеют некие обязанности, как трактовать отсутствие в списке должностных лиц коммерческих организаций? У них нет этих обязанностей? Коммерческим организациям нельзя собирать и использовать информацию о своем сотруднике? Как можно обеспечить соблюдение такого запрета существуй он? Главный вывод состоит в том, что сотрудник, при трудоустройстве должен выразить (лучше письменно) свое согласие с ведением его профессионального досье.

С этическими аспектами ведения досье дело обстоит гораздо сложнее. У каждого читающего эти строки, свои представления об этике и морали. Кто-то считает ведение досье отвратительным и недостойный занятием. В то же время другой понимает, что, действуя вслепую, он может довериться лжецу, поручить важное задание лентяю, повысить в должности не профессионала, а карьериста и т.д. Кто из них прав? Каждый решит сам.

Тот, кто разделяет общечеловеческие ценности, нормы, правила поведения не станет использовать досье негативным образом.

Задачи, которые можно решить при помощи досье

Чтобы решить есть потребность у вас в составлении досье на сотрудников, партнеров, других лиц (и даже организаций) рассмотрим в решении каких задач досье способно оказать помощь.

Предсказание поведения

Поведение человека подчиняется неким закономерностям, даже если мы их не знаем. На уровне бытовой психологии каждый знает, что если человек раньше злился, когда заходит разговор про итоги приватизации, то очень велики шансы, что новый разговор на ту же тему вызовет прежнюю реакцию. Какое поведение следует предсказывать? Очевидно, то, которое может привести к проблемам для компании или самого человека. Зная, что сотрудник каждый раз попадает в беду, когда едет в командировку не надейтесь, что следующая пройдет гладко.

Если вы выявили закономерности, а это можно сделать на основе сопоставления информации, то можете предсказывать поведение, строить планы, подстраховываться в нужный момент. Досье, в области предсказания поведения, отвечает на вопрос: «Что будет если... ?»

Объяснение поведения

Мы не можем предсказать все поступки человека. Да что там! Мы не всегда можем прогнозировать свое собственное поведение. Сотрудники весьма часто ставят такие загадки перед своими боссами, что последние много бы отдали, чтобы узнать причину поступков. Причина почти всегда находится в прошлом человека. Если мы достаточно подробно изучим историю (биографию) человека, то его будущее будет не таким уж туманным. Тот, кто каждый год ходит в поход по озерам Карелии, вероятно, отправится туда и на будущий год. Когда мы узнаем причину, которая привела к тому или иному результату, мы можем предупредить негативное развитие событий. Причинно-следственные связи важны потому, что они могут быть обобщены и применены к схожим ситуациям. Не надо набивать шишки на каждой кочке. Достаточно увидеть связь, между наездом на нее передним колесом велосипеда, потерей равновесия, падением и новой шишкой. Теперь при приближении к любому препятствию вы можете проявить большую внимательность и осмотрительность.

Досье, в области объяснения поведения, отвечает на вопрос: «Почему это произошло»?

Принятие решений

Большая часть времени руководителя проходит в принятии решений.

Часть из них связаны с персоналом:

- Кого премировать в этом месяце?
- Уволить или оставить?
- Дать ли еще один шанс?
- Справится ли этот сотрудник с новым заданием?
- Кто сделает это лучше всего?
- Почему эти двое не могут работать вместе?
- Кого назначить на должность начальника отдела?
- Кто мог допустить утечку информации?
- Почему он предал компанию?
- Будет ли после увольнения этот сотрудник доставлять беспокойство?
- Кто причастен к этой краже?

Как много хлопот у любого руководителя… Человеческая память устроена очень хитро: она ассоциативна и избирательна. Если мы слышим, что наш знакомый оступился и совершил некий проступок, наша память услужливо демонстрирует другие случаи его прегрешений, а также намекнет, кто еще мог бы совершить такое. Однако память не слишком надежное хранилище информации, это верно для большинства людей. Поэтому они используют ежедневники, записные книжки и т.п. Досье, в области принятий решений, отвечает на вопрос: «Как (что) лучше (вернее) …»?

Профилактика нарушений

Как часто мы сожалели о том, что не придали значения настораживающей информации, очевидным признаком, сигналам тревоги. Если бы досье помогало бы только в профилактике нарушений, то его следовало бы использовать. В некотором смысле (в более узком смысле), «профилактика нарушений» близка одному из предыдущих пунктов «предсказанию поведения». Если, опираясь на имеющуюся в досье информацию можно предсказать негативное поведение, способное навредить компании или самому человеку, то мы можем (должны) предпринять упреждающие, предостерегающие, предотвращающие меры. Профилактика нарушений весьма сложная задача. Когда есть факт события и его не оспоришь, можно искать виновного, высказывать ему упреки, разряжаться праведным гневом и как-то иначе демонстрировать свое несогласие со случившимся. Но что будет, если вы подойдете к человеку на улице и скажите ему, что «судя по нашим данным, вы способны нарушить правила дорожного движения. Это может создать аварийную ситуацию. Позвольте вам напомнить, что переходить дорогу можно только в определенных местах, специальным образом оборудованных…».

Реакцию человека можно представить со всеми характерными деталями. Досье, в области профилактики нарушений, отвечает на вопрос: «Что надо предпринять, чтобы не случилось беды с …»?

Таковы основные задачи, решаемые при помощи правильно организованных досье. Без сомнения есть и другие, которые в большинстве своем являются производными от названных выше. Например, вам потребовалось составить подробную характеристику на сотрудника – досье в этом может оказать поистине неоценимую помощь.

Процесс организации ведения досье

Хранение

Необходимо обеспечить максимальную сохранность досье. Рукописи, конечно, не горят, с классиками нынче спорить не модно. Однако утрата досье может привести к очень и очень большим проблемам и если они просто сгорят, то вы будете считать, что легко отделались.

К счастью во времена высоких технологий нет неразрешимых проблем. Местом хранения может быть даже интернет. Не смущайтесь, что информация в Сети доступна для других лиц (например: системного администратора хостинг- провайдера). Правильная организация хранения не позволит ему прочитать даже слово, а вы сможете получить доступ к досье из любого интернет-кафе в мире. Интернет впрочем, как его не рекламируют, все еще экзотика для многих предпринимателей и предприятий. Людей, способных организовать сохранения важной информации также не много, поэтому есть смысл рассмотреть и другие способы.

Специальные компьютерные программы, в частности, Dossier v. 1.0. Она отличается тем, что информация верно структурирована, имеет интуитивно понятный интерфейс, позволяет определить различные права доступа, позволяет быстро получить доступ к конкретной записи, организован поиск по ключевым словам и т.д.

Также для хранения информации можно использовать самые обычные и распространенные программы, такие как MS Word, MS Access и др. Наконец, досье, по старинке можно хранить в сейфе, в папке с надписью «Дело».

Ответственность за сохранность досье должна быть персонифицирована. Если вы не способны обеспечить максимальную сохранность досье, то не спешите с их заведением. Вы понимаете, что под сохранностью мы также понимаем недоступность досье для чужих глаз и рук.

Инициализация (заведение) досье

Если вы решили вести профессиональное досье, то, вероятно, есть смысл начать с тех лиц, которые стоят на ключевых постах и значительно влияют на жизнь компании. Обычно таких людей единицы, максимум десятки. Если конечно вы не руководитель транснациональной компании. Впрочем, в этом случае убедитесь, что досье еще не ведутся. Если окажется, что их нет – можете смело увольнять начальника службы безопасности или прикажите ему немедленно начать эту работу.

Кстати, убедитесь, что исполнители правильно понимают различие между досье и сбором компромата. Досье – это вся информация, которая относится к делу или человеку, в то время, как компромат – это только негативная информация, и та которую можно использовать для шантажа и психологического давления.

Компании, ведущие досье, вырабатывают свои регламенты. Не все сотрудники достойны подробного и развернутого досье, для большинства можно обойтись минимальной конфигурацией. Уровень детализации определяются задачами, которые стоят перед тем или иным досье.

Добавление информации

Решение вопроса о том, кто имеет право на добавление информации в досье, носит исключительно административный характер. Однако следует иметь в виду следующие аспекты:

- человек, добавляющий информацию в досье и человек имеющий доступ к досье на чтение это далеко не одно и тоже. Если досье ведется в электронном виде, то проблема решается довольно просто – выделением особых прав доступа. А как быть, если досье бумажное? Добавление и помещение информации в досье – это две операции. Один человек берет у сотрудника объяснительную, а другой, имеющий право на чтение досье, фактически подшивает объяснительную в дело.

- человек, добавляющий информацию в досье, вовсе не обязательно должен знать о ведении досье. Он просто фиксирует проступок в соответствии с принятыми правилами и регламентами предприятия.

- добавляемая информация должна быть строго структурирована, иначе, когда придет время воспользоваться ей, вы можете оказать в затруднении от долгих поисков.

- добавляемая информация должна быть минимально исчерпывающая. Это значит, что через два года, когда вы решите ей воспользоваться, вам не пришлось бы, что-то додумывать и сочинять.

- добавляемая информация, ни при каких условиях, не должна быть анонимной, обезличенной. Представьте, некто N, составил донесении о том, что сотрудник O систематически нарушает распорядок дня. Чуть позже выяснилось, что сам N был заслан конкурентами для развала компании. Что делать с записями сделанными N? Удалять их из досье или нет, вы прочтете чуть ниже, а сейчас важно понять, что у каждой записи в досье должен быть автор.

Изменение информации

Жизнь идет и многое меняется. Человек может сменить не только фамилию, но даже имя и пол. Наша конституция определяет, что вопрос принадлежности к той или иной национальности решаются самим человеком и не он не может быть принужден к другому выбору. Создается впечатление, что неизменным в течение жизни человека остается только ИНН, если он у вас есть, конечно.

На уровне здравого смысла мы знаем: вероятность одних изменений выше других. Тем не менее, ваша компьютерная программа должна быть приспособлена для реальной жизни, иначе вы можете оказаться в тупике изменения внести необходимо, но вести их невозможно. Бумажная версия досье этот вопрос несколько упрощает – подшил новую страницу и готово.

Процесс изменения информации несколько напоминает добавление с лишь разницей, что добавленная информация замещает собой пустое место, а изменение то, что было добавлено раньше.

Изменяя и корректируя информацию надо обращать внимание на ключевые моменты. Некоторые из них были рассмотрены ранее:

- человек, изменяющий информацию, может не иметь право на чтение всего досье, но может иметь право на чтение изменяемого блока информации. Это надо сделать, чтобы не поменять «мыло на мыло».

- изменяемая информация по-прежнему должна быть строго структурирована и минимально исчерпывающая.

- информация должна содержать указание на авторство. Теперь о специфичных для добавленной информации требованиях:

- наша позиция относительно добавляемой ситуации такова: новая информация не должна удалять предыдущую. Фактически ни при каких обстоятельствах. Тогда вы можете проследить, как и что вводилось. Иногда это будет крайне важно. Кроме того, если вы вспомните пример с неким сотрудником N, то поймете, что если ввод лживой информации вытеснит истинную информацию, то в итоге вы получите лживое досье, которое можно только выкинуть.

Удаление информации

Относительно удаления информации мы считаем, что эта функция должна быть заблокирована. Мы не знаем такой ситуации, когда что-то попавшее в досье должно было быть удаленным.

Однако у вас должна быть возможность сделать пометку «Информация не действительна» и дать подробное пояснение как это произошло. Информация может быть (стать) не действительной по следующим причинам:

- ошибочный ввод. Это касается только компьютерной версии досье. Если объяснительная сотрудника «А» помещена в папку сотрудника «В» (интересно, как это могло произойти), то можно ее вернуть на место. Но целостность информации требует совершения записи в досье сотрудников и том, что такая замена имела место.

- ложная информация. Выяснилось, что человек, добавлявший информацию, преследовал какие-либо деструктивные цели и оговорил другого. Сама информация должна остаться, но опираться на нее в принятии решения – поступать, как герой известного анекдота: «Не приходи больше к нам в гости. Столовой серебро нашлось, но негативный осадок из-за подозрений относительно тебя все равно остался».

- информация вернулась к исходной. Сначала человек был мужского рода, потом сделал операцию и стал женщиной, потом вновь сменил пол на мужской. Представьте, как много информации о личности человека вы потеряете, если удалите промежуточную информацию о поле человека. Пример, конечно, почти фантастический, зато весьма убедительный, по нашему мнению.

- информация утратила актуальность, устарела. Нам не дано знать, что важно будет в ближайшем будущем, а что нет. Досье – это способ структурированного сбора и сохранения информации, а не телефонный справочник предприятий города, который устаревает раньше, чем будет опубликован.

Ознакомление с досье

Ознакомление с досье – это функция, которая должна быть предусмотрена для того человека, на которого досье составлено. Как правило, этот человек не имеет прав на изменение информации, максиму, что ему позволено - – разместить в досье свое мнение о том содержании, которое он увидел.

Категории лиц, имеющие отношения к досье

Объект – человек, сотрудник компании, клиент, партнер и т.д. на кого собственно и заведено досье. В соответствии с конституцией объект имеет право на ознакомление со своим досье, правда есть оговорка «если иное не предусмотрено законом».

Лицо, имеющее допуск на добавление информации в досье – фактически им может быть любой человек, у которого есть что сказать относительно объекта. Как конкретно реализован процесс добавления информации зависит о того используете ли вы бумажную форму или компьютерную программу.

Лицо, имеющее право на изменение информации в досье – обычно этот человек имеет право знакомиться с тем разделом досье, которое он планирует изменить. В случае отсутствия этого права, фактическое изменение осуществляет лицо, имеющее право на чтение всего досье.

Лицо, имеющее право на чтение досье – человек, у которого есть доступ ко всем разделам досье.

Лицо, имеющее право на удаление информации. Фактически этот человек контролирует и отвечает за сохранность досье. Правильно, если этот же человек ответственный за фактическое хранение досье.

Как вы понимаете, если человек имеет право на удаление информации, то автоматически он наделяется правами на чтение, редактирование, добавление. Тот, у кого есть права на чтение может редактировать и добавлять. Тому, кто получил право на редактирование информации, может и добавлять ее.

Информационные блоки досье

Личная информация

В этом блоке обычно указывается основная информация о человеке: имя, фамилия, дата и место рождения, место проживания, номер паспорта и т.д.

Информация о навыках и умениях сотрудников

В этом блоке должна быть собрана информация о тех навыках, которыми обладает человек. Это совсем не то же самое, что опыт работы. Человек мог работать на судостроительном заводе, но разве очевидно, что он умеет составлять букет из сухих цветов?

Опыт работы, предыдущие места работы

Важно знать, где работал человек прежде, какую должность занимал, какие функции выполнял, почему уволился. Наличие рекомендательных писем и характеристик с прежних мест работы всегда добавляют красок к образу работника.

Образование, дополнительное образование, полученные знания

В этом разделе следует читывать любое образование, которое имеется у человека. Дополнительное образование, языковые курсы, семинары повышения квалификации. Вы должны знать уровень компетенции и базовые знания того или иного сотрудника, чтобы строить правильные и мудрые управленческие решения.

Семейное положение

Вам может потребоваться знание того, кто оказывает влияние на сотрудника, часто это будут его близкие, его семья. Вам также полезно знать, день рождения жены вашего партнера. Зная достаток семьи, даже в общих чертах, вы можете заметить, когда ваш заместитель стал жить не по средствам. Не по тем средствам, которые вы ему платите!

Слабые стороны личности

Зная слабые стороны личности, вы можете правильно спланировать мероприятия по предупреждению утечек информации, краж и других больших и малых неприятностей. Зная слабые стороны вы не поручите человеку то, что он гарантировано провалит.

Сильные стороны личности

Это прямая противоположность предыдущего пункта. Вы должны знать достоинства своих сотрудников, вы должны правильно использовать их возможности и таланты.

Признаки неблагонадежности

Количество признаков неблагонадежности исчисляется десятками и сотнями. Однако в большинстве случаев достаточно отслеживать основные, самые значимые. Мы используем список из 30 факторов. Уровень неблагонадежности является непостоянной характеристикой. Он может изменяться в связи с происходящими внутренними и внешними событиями в жизни сотрудника.

Карьера

В этом разделе следует фиксировать все изменения, которые происходят с сотрудником в смысле перемещения по различным должностям внутри вашей компании. Новые назначения, повышения и понижения в должности и т.д.

Очень важно зафиксировать, почему было принято то или иное решение по изменению должности, какой информацией вы пользовались в его выработке.

Допуски

Если в вашей компании практикуется разделение допусков к информации, ресурсам, помещениям, то необходимо когда и какой допуск появился у сотрудника. А также когда и по какой причине допуск был прекращен.

Поручения

Полезно фиксировать какие важные поручения вы давали сотруднику, как он их воспринял насколько успешно выполнил. В значительной степени это необходимо для преемственности менеджмента. Когда вы пойдете на повышение, ваш приемник будет в курсе кому и что можно поручить.

Благодарности

Записывайте все благодарности, даже устные, которые получил сотрудник.

Взыскания

Здесь комментарии излишне. Не забудьте указать понесено ли наказание за проступок, чтобы случайно не наказать дважды.

Реестр объяснительных

Объяснительные должны хранится вечно, так как именно они проливают свет на поведение сотрудника.

Состояние здоровья

В этом разделе следует фиксировать все больничные, жалобы человека на здоровье и т.п. Это необходимо для того, чтобы, планируя кого отправить в командировку, вы могли учитывать и этот аспект.

Стрессовые факторы

Вы должны знать, что может вывести сотрудник из себя, вызвать его гнев, напустить тоску, погрузить в депрессию.

Черты характера

Указывайте какие черты характера присутствуют у сотрудника и в каком контексте они проявляются. Это важная составляющая психологического портрета.

Привычки, хобби, пристрастия

Особое внимание надо уделить склонности к азартным играм, экстремальному времяпрепровождению, пристрастию к алкоголю и т.д.

Круг общения

Американские ученые утверждают, что любой гражданин США может выйти на президента страны через своих знакомых и знакомых своих знакомых не более чем через семь человек.

Второй аргумент вам давно известен, «скажи, кто твой друг и я скажу, кто ты».

Финансы

«Люди гибнут за металл». При этом они предпочитают гибнуть за золото. Вы должны знать доходы и расходы своих сотрудников. Конечно, не всех, только тех, кто которых зависит существование компании. Многие тайные агенты попались не в результате испытания на детекторе лжи, не при проведении проверок, а потому что выяснялось, что они тратят гораздо больше, чем получали на службе. Если бы никто не интересовался их финансами, то часть агентов продолжало бы работать на нас. Правда следует признать, что другая часть работала бы против.

Методы сбора информации

Изучение документов

Паспорт, трудовая книжка, грамота за первое место в математической олимпиаде – все документы необходимо тщательно изучить. Шерлок Холмс мог бы сказать, какой последний фильм смотрел обладатель этого диплома об окончании института. Нам далеко до него, но внешний вид документов может дать информацию о привычках человека, о его аккуратности, как минимум.

Анкета

Хорошая анкета может дать вам массу различной и очень интересной информации. Из анкеты вы можете получить все анкетные данные. Опыт работы, образование и т.д.

Тестирование

Следует сказать, что мы не доверяем многим психологическим тестам. Там, где испытуемые может исказить результаты, подстроиться к социально ожидаемому ответу, подготовиться по одной из книг к «правильному» заполнению теста не может идти и речи о прогностической ценности результатов.

Исключением являются некоторые проективные методики.

Испытание, задание

Если вы хотите узнать какая скорость печати у кандидата по должность секретаря, то ее надо посадить за компьютер и проверить. Оригинальное решение, не правда ли ?

Отчеты других лиц

Бригадир сообщил, что работник «А» отличился в этом месяце, проявил рвение и смекалку. В общем и целом он достоин премии.

Следует занести это сообщение в досье и вернуться к нему при расчете заработной платы.

Беседа

Все, что вы не узнали, при помощи предыдущих методов, можно выяснить в разговоре. Умелый собеседник разговорит любого и получит все из первых уст.

Первые итоги

Три причины ведения досье

- Вы сможете принимать более обоснованные управленческие решения.

- Вы сможете предотвратить часть нарушений, краж, утечек информации.

- Вы обеспечите преемственность менеджмента на новом уровне.

Два предостережения

- Не играйте человеческими судьбами, используйте досье, как рабочий инструмент, а не как камеру пыток.

- Не пишите ни одного слова в досье, пока не обеспечите его максимальную сохранность.

Один совет

- Больше полагайтесь на здравый смысл группы людей и меньше на память одного человека.

Дата публикации: 03 February 2002
(C) Все права принадлежат автору,
при перепечатке сохранение авторства и ссылка на оригинал обязательны
 

Категория: